Mae'r canllaw yma’n ymwneud â ffordd well.

• Cyflwyniad
• Beth mae hwylusydd yn ei wneud?
• Pwy all fod yn hwylusydd?
• Gall pobl eraill yn y cyfarfod gymryd swyddi
• Paratoi'r cyfarfod
• Dechrau'r cyfarfod
• Yn ystod y cyfarfod
• Ar ddiwedd y cyfarfod
• Adnoddau eraill

Cyflwyniad

Y ffordd arferol, neu draddodiadol, yw gwneud un person yn arweinydd – a elwir yn aml yn gadeirydd. Mae'r cadeirydd yn gwrando ar bawb arall ac wedyn maent yn gwneud penderfyniad neu mae pleidlais. Y broblem gyda hyn yw mai'r bobl sy'n hyderus i siarad neu sy'n siarad y mwyaf neu uchaf fydd yn cael eu clywed. Ond nid yw pobl dawel, sydd hefyd â syniadau da, yn cael rhannu.

Mae'r canllaw yma’n ymwneud â ffordd well.

Yn lle cadeirydd, rydych chi’n cael “hwylusydd.” Nid yw wrth y llyw. Mae’n gwneud yn siŵr bod pawb yn cael eu clywed yn deg.

Gelwir hyn yn “wneud penderfyniadau cytûn”. Mae hyn yn golygu bod pawb yn cael penderfynu a chytuno ar y canlyniadau.

Mae “agenda” yn rhestr o bethau y mae’r bobl yn y cyfarfod eisiau eu trafod. Yn aml, bydd yr hwylusydd yn gofyn i bobl ymlaen llaw a oes unrhyw beth maent eisiau siarad amdano, ac wedyn bydd yr hwylusydd yn “pennu’r agenda”. Bydd yn ei hanfon at bawb cyn y cyfarfod. Bydd rhywfaint o amser ar y diwedd o’r enw “unrhyw fater arall”.

Daw “pwynt gweithredu” o’r drafodaeth ac mae’n golygu bod angen gwneud rhywbeth. Mae'n cael ei ysgrifennu yn y cofnodion ynghyd â'r person sy'n gorfod ei wneud, a'r dyddiad y bydd yn ei wneud.

Mae “cofnodion” yn nodiadau o'r hyn a ddywedwyd. Gallant hefyd sicrhau bod pwyntiau gweithredu’n cael eu hysgrifennu'n gywir a bod y person cywir yn cael y swydd.

Beth mae hwylusydd yn ei wneud?

Mae'r hwylusydd yn cadw amser fel bod gan bopeth ar yr agenda ddigon o amser i gael ei drafod yn iawn.

Mae’r hwylusydd yn sicrhau bod pawb yn cael cyfle i siarad, ac nad oes un person yn siarad gormod. Mae awgrymiadau ar gyfer gwneud hyn isod.

Gall yr hwylusydd grynhoi'r pwyntiau allweddol a'u hailadrodd i'r grŵp. Mae hyn yn sicrhau bod pawb yn deall cyn iddynt wneud penderfyniad.

Mae'r hwylusydd yn cadw llygad am wrthdaro ac yn helpu'r grŵp i ddelio ag ef.

Mae'r hwylusydd yn sicrhau bod unrhyw bwyntiau gweithredu a phenderfyniadau'n cael eu hysgrifennu, ond efallai y bydd yn gofyn i rywun arall ysgrifennu.

Cyn y cyfarfod, mae angen i'r hwylusydd wirio hygyrchedd. Os yw’r cyfarfod ar-lein, ydi hynny’n addas i bawb? Oes angen capsiynau caeedig? Os yw'r cyfarfod yn un wyneb yn wyneb, oes stepiau? Toiledau hygyrch? Cyfleuster newid babanod? Oes ffordd o gael pobl i fynychu ar-lein hefyd?

Pwy all fod yn hwylusydd?

Unrhyw un! Ond peidiwch â chymryd yn ganiataol ei fod yn “hawdd” neu y gall rhai pobl ei wneud yn “naturiol.”

Mae'n sgil y gallwch chi ei dysgu, a gallwch chi wella arni.

Mae’n dda gadael i wahanol bobl yn y grŵp fod yn hwylusydd a chymryd eu tro. Efallai y gallwch ddod o hyd i hyfforddiant arno - siaradwch â'ch rhwydwaith Gwasanaethau Gwirfoddol lleol.

Gallwch ddysgu sut i fod yn hwylusydd da drwy fod mewn cyfarfodydd a gwylio a gwrando. Beth sy'n mynd yn dda? Sut gallai pethau fod yn well?

Bydd arnoch chi angen y sgiliau hanfodol yma, ond gall unrhyw un wella ar y pethau hyn:

• Parchu pawb – dangos diddordeb ym mhawb ond byddwch yn niwtral. Ni allwch gymryd ochr. Os yw'n rhywbeth rydych chi'n teimlo'n gryf yn ei gylch, gwnewch hynny’n glir pan fyddwch chi'n mynegi barn. Os yw'n bwnc pwysig iawn i chi yna dylech gamu o'r neilltu a gadael i rywun arall hwyluso.
• Sgiliau gwrando da – defnyddiwch gwestiynau agored. Dim ond gydag “ie” neu “na” y gellir ateb cwestiwn caeedig (Ydych chi'n hoffi cacen?) ond mae'n rhaid ateb cwestiwn agored gyda gwybodaeth (Beth ydych chi'n hoffi ei fwyta?)
• Pendantrwydd a hyder – weithiau bydd rhaid i chi fod yn gadarn gyda phobl.
• Talu sylw i'r hyn sy'n digwydd. Os oes gennych chi niwroamrywiaeth neu sgiliau meddwl gwahanol, efallai y bydd angen i chi ddefnyddio rhai o'ch mecanweithiau ymdopi arferol i'ch helpu i aros ar y trywydd iawn ond ni ddylai hyn eich atal chi rhag bod yn hwylusydd da.

Gall pobl eraill yn y cyfarfod gael swyddi hefyd

Ceidwad amser – i fod yng ngofal yr agenda a sicrhau bod y trafodaethau’n cadw at yr amseriadau.

Cymryd cofnodion – i wneud nodiadau o bopeth sy'n cael ei ddweud.

Ceidwaid drysau – defnyddiol mewn cyfarfodydd mawr neu rai sy’n agored i’r cyhoedd. Os bydd rhywun yn cyrraedd yn hwyr, gall ceidwad y drws eu cyfarch, dweud wrthynt bod y cyfarfod wedi dechrau, a'u hebrwng i sedd heb darfu ar y cyfarfod.

Paratoi ar gyfer cyfarfod

Gallwch rannu'r tasgau hyn. Nid oes angen i'r hwylusydd wneud popeth. Gwnewch yn siŵr eich bod yn nodi pwy sy'n gwneud beth.

Chwilio am le i gyfarfod (“lleoliad”).

Cytuno ar yr amser gorau i gyfarfod (oes angen i bobl ofalu am eu plant? Ydi pobl yn gweithio? Bydd angen i chi feddwl am y bobl sy'n dod, a siarad â nhw am yr amser gorau i'r rhan fwyaf o bobl, ond does dim posib plesio pawb).

Gwnewch yn siŵr ei fod yn hygyrch i bawb.

Paratowch yr agenda.

Casglwch unrhyw ddeunyddiau sydd eu hangen. Oes angen fflipsiart, beiros, camera?

Rhaid cael hwylusydd wrth gefn! Peidiwch â dibynnu ar un person. Mae pethau'n digwydd!

Dechrau’r cyfarfod

Rhaid estyn croeso i bawb a rhoi gwybod i bobl ble mae'r toiledau a'r allanfeydd tân.

Bydd rhai pobl yn cael sesiwn torri'r garw ar y pwynt hwn. Mae hyn yn dibynnu ar eich grŵp chi, gan fod llawer o bobl yn dweud nad ydynt yn ei hoffi. Fodd bynnag, cynigiwch gyfle i bawb gyflwyno eu hunain o leiaf. Gall fod yn ddefnyddiol cyflwyno eich hun yn gyntaf, gosod y patrwm, a chynnig rhagenw (beth ydych chi? Hi? Fo? Nhw? neu ragenw arall?) ond gwnewch yn glir nad oes angen i bobl gynnig eu rhai eu hunain, oherwydd ni fydd rhai pobl yn teimlo'n gyfforddus yn gwneud hynny.

Gosodwch rai canllawiau. Dywedwch wrth bawb beth yw pwrpas y cyfarfod ac eglurwch sut bydd y cyfarfod yn cael ei gynnal, ac os ydych chi wedi argraffu agenda, ewch ati i’w dosbarthu. Cytunwch gyda'r grŵp os oes rhyw ymddygiad nad yw'n dderbyniol. Gallwch ysgrifennu'r cytundeb grŵp fel bod pawb yn gallu ei weld.

Yn ystod y cyfarfod

Os nad oes gennych chi geidwad amser ar wahân, chi fydd yn cadw'r cyfarfod ar y trywydd iawn.

Ewch drwy'r agenda fesul un.

Gwnewch yn siŵr bod y pwyntiau gweithredu’n cael eu hysgrifennu a bod rhywun yn cael y dasg. Ond cadwch lygad ar hyn - peidiwch â gadael i bopeth fod yn gyfrifoldeb un person.

Gwnewch yn siŵr bod pawb yn dal ati i siarad a gwnewch yn siŵr bod pawb yn cael eu clywed. Efallai y bydd angen i chi ofyn i rywun sydd wedi gwneud llawer o siarad adael i rywun arall siarad yn gyntaf.

Byddwch yn gadarnhaol a gadewch i bawb wybod eu bod yn cael eu gwerthfawrogi.

Heriwch iaith wahaniaethol a niweidiol ar unwaith, ond yn barchus. Tynnwch sylw at yr ymddygiad, nid y person.

Ar ddiwedd y cyfarfod

Gwnewch yn siŵr bod y cofnodion neu'r nodiadau wedi'u hysgrifennu ac y byddant yn cael eu hanfon at bawb a oedd yn y cyfarfod.

Cytunwch ar amser a lle ar gyfer y cyfarfod nesaf.

Crynhowch bopeth os gallwch chi. Atgoffwch bawb sydd wedi cael tasg – pwynt gweithredu – o’r hyn maent wedi cytuno i’w wneud.

Gallech ofyn am werthusiad – mae hyn yn golygu gofyn i bobl beth aeth yn dda yn y cyfarfod a beth allai fod yn well.

Mae'n braf gorffen gyda rhywbeth cymdeithasol. Rhannu pryd o fwyd neu ychydig o luniaeth, er enghraifft.

Gwybodaeth arall

Mae adnodd da iawn yma ar Seeds For Change. Mae hefyd yn cynnwys cyngor ar sut i grynhoi / cloi, sut i wrando, a sut i weithio gyda grwpiau mwy. Mae’n cynnwys help hefyd pan fydd pethau’n mynd o chwith.

Hefyd mae gan y wefan Seeds for Change dudalen o adnoddau ar gyfer cyfarfodydd. Mae'r rhain yn weithgareddau a ffyrdd o gynnal cyfarfod.

Mae crynodeb byr o gynnal cyfarfod ar gael yma. Mae hwn yn ddefnyddiol i'ch atgoffa chi o'r pwyntiau allweddol.

Mae Bradford VTS yn wefan anodd ei defnyddio, ond mae ganddyn nhw restr wych o adnoddau.